Mail naar Outlook, Hotmail of T-Online vertraagd of geweigerd

Komt mail naar een adres bij Outlook.com, Hotmail, Live.com, een bedrijf met Microsoft 365, of T-Online pas uren later aan, of krijg je hem terug? Microsoft en T-Online gebruiken naast de gewone controles een eigen reputatiesysteem voor de servers die mail versturen. Mail die bij Gmail zonder problemen aankomt, kan daar vertraagd of geweigerd worden. In dit artikel lees je wat hun meldingen betekenen, wat jij kunt doen en wat wij doen.

Microsoft: tijdelijk afgeremd (4.7.500)

Krijg je een uitstelbericht met deze melding?

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Dan is de server van Microsoft niet echt druk. Microsoft remt het IP-adres van de verzendende server tijdelijk af om het verkeer te beoordelen, bijvoorbeeld als er ineens meer mail vandaan komt. Microsoft noemt dezelfde reeks codes ook Access denied, please try again later, en heft de beperking vanzelf op als de mail in orde blijkt.

• Het is een tijdelijke fout (een code met een 4). Onze server bewaart de mail en probeert het zelf opnieuw. Meestal komt de mail na een of meer pogingen alsnog aan, soms pas na een paar uur.
• Verstuur de mail niet opnieuw. Dan komt hij straks dubbel aan, en meer mail maakt de afremming eerder erger.
• Moet een mail echt direct aankomen, of blijft dit gebeuren? Stuur ons dan het uitstelbericht.

Microsoft: IP-adres geblokkeerd (5.7.606 en 5.7.708)

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Dit is een definitieve weigering: Microsoft heeft het IP-adres van de verzendende server geblokkeerd. Verwijdering aanvragen via het delist-portaal van Microsoft is alleen zinvol voor de beheerder van dat IP-adres, nadat de oorzaak is opgelost. Gaat je mail via een server van WebOké, dan doen wij dat. Stuur ons de volledige bounce, dan weten we om welke server het gaat. Microsoft kent geen handmatige whitelist: het blijft een automatisch systeem.

Zie je 550 5.7.708 Access denied, traffic not accepted from this IP? Dan verstuur je via Microsoft 365, en neemt Microsoft het verkeer van die omgeving niet meer aan, meestal na misbruik. Dat los je op met Microsoft-support, via de beheerder van je Microsoft 365.

Microsoft: in de map Ongewenste e-mail

Vaak wordt mail niet geweigerd, maar komt hij in de map Ongewenste e-mail, vooral van afzenders die Microsoft nog niet kent. Er komt dan geen bounce. Wat helpt:

• Zorg dat SPF, DKIM en DMARC goed staan. Controleer je domein met de E-mailcheck en lees Wat is DMARC? Uitleg in gewone taal.
• Vraag vaste contacten om je adres toe te voegen aan hun contactpersonen of veilige afzenders, en mail die toch in Ongewenste e-mail staat als Geen ongewenste e-mail te markeren. Hoe dat in Outlook gaat, staat bij Microsoft.
• Verstuur nieuwsbrieven niet vanuit je gewone mailbox, maar via een nieuwsbriefdienst.

Verstuur je veel mail naar Outlook.com en krijg je 550 5.7.515? Dan eist Microsoft dat SPF én DKIM slagen en dat je een DMARC-record hebt. Zie de uitleg van Microsoft.

T-Online: eigen regels

T-Online is de grootste maildienst van Duitsland. Op de postmasterpagina van T-Online staan de eisen voor servers die mail versturen. De belangrijkste:

• Het IP-adres van de verzendende server heeft een kloppende reverse DNS (PTR): het IP-adres wijst naar een naam, en die naam wijst weer terug naar hetzelfde IP-adres.
• Het domein uit die naam heeft een website waarop staat hoe je de beheerder van de server bereikt. In Duitsland heet zo'n pagina het Impressum.
• Geen mail rechtstreeks vanaf thuisaansluitingen of anonieme servers, en niet te veel verbindingen tegelijk.

Een geweigerde mail ziet er bijvoorbeeld zo uit:

554 IP=203.0.113.25 - None/bad reputation. Ask your postmaster for help or to contact tobr@rx.t-online.de for reset. (NOWL)

Dat betekent: dit IP-adres mag op dit moment niet afleveren bij T-Online. Het gaat om de server, niet om jouw domein of je mail. T-Online biedt geen whitelist op aanvraag van een klant. Alleen de beheerder van de server kan vrijgave aanvragen.

Wat jij doet:

1. Stuur de volledige bounce naar ons via een ticket in het Supportcentrum. Mail zelf niet naar T-Online: alleen wij kunnen voor onze servers vrijgave aanvragen.
2. Wij vragen bij T-Online vrijgave aan voor onze servers. Dat kan even duren, en T-Online stuurt niet altijd een bevestiging.
3. Is een mail aan iemand bij T-Online dringend? Spreek dan tijdelijk een ander adres of een andere manier van contact af.

Zie je 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached? Dan is het tijdelijk. Onze server probeert het later opnieuw en de mail komt meestal vanzelf aan.

Eerst zelf kijken

Met E-mail Tracering in DirectAdmin zie je of een mail is afgeleverd, uitgesteld of mislukt, met het antwoord van de server van de ontvanger. Zie Controleren of een e-mail is aangekomen met E-mail Tracering. Wat andere foutcodes betekenen, lees je in Mail delivery failed: zo lees je de foutmelding en wat de codes betekenen. Stuur je ons een ticket, voeg dan de volledige bounce toe, met het adres van de ontvanger en het tijdstip.

Zie ook in de DirectAdmin-handleiding: Mijn mail komt bij de ontvanger in de spam en Verzenden geweigerd: blacklists en limieten.